PROJECTEN / Leren op maat / Instructie vernieuwde hulpmiddelenproces

Instructie vernieuwde hulpmiddelenproces


Om goede zorg te leveren is het belangrijk dat een compleet en werkend hulpmiddel op het juiste moment beschikbaar is voor een cliënt. Noorderbreedte ervaarde dat het juist aanvragen en retourneren van hulpmiddelen veel tijd kost en zorgt voor onduidelijkheid. Medewerkers waren veel tijd kwijt met het zoeken, ophalen en een overzicht krijgen van beschikbare hulpmiddelen. Bovendien werd bij Noorderbreedte op iedere locatie er anders mee omgegaan.

Het proces rondom het aanvragen en retourneren moest een plek krijgen in het dagelijks werk en medewerkers ondersteunen om de juiste stappen te zetten in het hulpmiddelenproces. We nemen je mee in de aanpak en oplossing van het probleem, waar we samen met Noorderbreedte op een andere manier naar leren kijken.

De aanleiding

Regelmatig hebben cliënten hulpmiddelen nodig waardoor zorgverleners vanuit diverse disciplines hulpmiddelen aanvragen. De ergotherapeut wil een elektrische trippelstoel aanvragen, de fysiotherapeut een draaischijf en de verpleegkundige een bedhekbeschermer.

Er zijn veel verschillende hulpmiddelen en opslaglocaties. Daarnaast zijn er veel regels en informatie omtrent het aanvragen en retourneren. Omdat het niet altijd duidelijk is of een hulpmiddel op voorraad is kan het gebeuren dat deze onnodig wordt gehuurd of gekocht.

In eerste instantie leek een fysieke training een voor de hand liggende oplossing om het vernieuwde hulpmiddelenproces uit te leggen. Samen met Noorderbreedte bedachten we dat het ook anders kan. Waarom niet direct op het juiste moment óp de werkplek het juiste hulpmiddel bestellen en zo het nieuwe proces eigen maken?

 

Wil jij ook stappen zetten? Kom in contact

Aan de slag

In samenwerking met verschillende disciplines binnen Noorderbreedte gingen we aan de slag met het proces zo eenvoudig en logisch mogelijk verwerken in een digitale catalogus. Deze kan op laagdrempelige wijze als instructiemiddel gebruikt worden door de medewerkers. 

  • Welke hulpmiddelen zijn er en wie mag welk hulpmiddel aanvragen?
  • Welke opslaglocaties zijn er en waar ligt welk hulpmiddel?
  • Welke informatie heeft een medewerker nodig in het aanvraag- en retourproces?

We ontwikkelden een digitale catalogus waar de medewerker in 5 eenvoudige stappen het aanvraag- en/of retourproces van een hulpmiddel doorloopt. Afhankelijk van het type hulpmiddel volgt een instructie met aanvullende punten die belangrijk zijn voor de aanvraag of het retourneren. Hierna weet hij/zij precies waar het hulpmiddel is opgeslagen en hoe dit kan worden aangevraagd of geretourneerd. Vervolgens kan de medewerker direct en op de juiste wijze het hulpmiddel aanvragen/retourneren bij de aanbieder.

Het resultaat

Noorderbreedte kan de digitale catalogus voor het aanvragen en retourneren van hulpmiddelen op alle locaties inzetten. Eerst start Noorderbreedte met het uitrollen van de digitale catalogus op een aantal locaties, alvorens het overal in gebruik wordt genomen. Hierna is het proces voor het aanvragen en retourneren van hulpmiddelen voor alle medewerkers eenduidig te doorlopen.

De reactie van Noorderbreedte op de digitale catalogus is positief. Ze gaven aan dat de informatie goed is samengebracht en de verwachting is dat medewerkers het proces efficiënter doorlopen. Met als eindresultaat een compleet werkend hulpmiddel beschikbaar op het moment dat het nodig is voor een cliënt.